Når du står over for et nyt it-udbud, vil det udfordre enhver organisation – og kan ende med at fremmane spøgelser, som leder til dårlige beslutninger, der hjemsøger dig længe efter endt it-udbud. Du skal typisk leve med resultatet af en udbudsproces via kontrakten i mange år efter gennemførsel. Selvfølgelig hjælper det at navigere efter de grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet – men fortidens fejl definerer nutidens valg og skaber fremtidens konsekvenser.
Vi konstaterer ofte, at offentlige ordregivere ikke har løbende erfaringer med udbudssættelse og dermed har vanskeligt ved at blive tilstrækkeligt gode til at gennemføre et it-udbud. Denne artikel vil opsamle på gode råd til it-udbudsprocessen, så du undgår at fremmane de værste spøgelser, der ellers vil hjemsøge dig efter endt udbud. Det er en kompleks disciplin, der kræver at få de rigtige kompetencer i spil – rettidigt.
Hver fase skal levere en række produkter, der er essentielle for at kunne foretage fornuftige rettidige beslutninger – hverken for sent eller for tidligt. Disse beslutninger skal stå på skuldrene af overvejelser, der ellers senere i udbudsprocessen vil hjemsøge dig og dit it-udbud.
Vi konstaterer ofte, at offentlige ordregivere ikke har løbende erfaringer med udbudssættelse og dermed har vanskeligt ved at blive tilstrækkeligt gode til at gennemføre et it-udbud. Denne artikel vil opsamle på gode råd til it-udbudsprocessen, så du undgår at fremmane de værste spøgelser, der ellers vil hjemsøge dig efter endt udbud. Det er en kompleks disciplin, der kræver at få de rigtige kompetencer i spil – rettidigt.
SÅDAN UNDGÅR DU SPØGELSER I DIT IT-UDBUD: 3 VIGTIGE FASER
Uanset hvilken udbudsform du vælger, består dit it-udbud til systemudvikling typisk af tre faser.
A. Forberedelsesfasen, der initierer og rammesætter udbuddet
B. Gennemførselsfasen, der udarbejder og gennemfører udbuddet
C. Driftsfasen, der står på skuldrene af resultatet for udbuddet
Hver fase skal levere en række produkter, der er essentielle for at kunne foretage fornuftige rettidige beslutninger – hverken for sent eller for tidligt. Disse beslutninger skal stå på skuldrene af overvejelser, der ellers senere i udbudsprocessen vil hjemsøge dig og dit it-udbud.
DE GODE RÅD TIL FORBEREDELSESFASEN
| PRODUKT | HVORDAN HJÆLPER DET DIG |
|---|---|
| Udbud og kravstrategi | Udpeger og anviser den bedst egnede udbudsform og niveau for kravsstillelsen |
| Målbillede | Afdækker den forretningsmæssige vision og strategi |
| Markedsdialog | Inddrager markedets aktører (f.eks leverandører) som innovativ part |
| Evalueringskriterier | Sikrer konkurrenceudsættelse på det vigtige via evalueringskriterier og kontraktvilkår |
| GODE RÅD | |
|
|
DE GODE RÅD TIL GENNEMFØRSELSFASEN
| PRODUKT | HVORDAN HJÆLPER DET DIG |
|---|---|
| Leverancebeskrivelse | Beskriver i struktureret form hvad der skal leveres |
| Spørgerunde og forhandling | Spørgsmål/svar runde hvor uklare elementer afstemmes og evt. forhandlingsrunde som kan justere udbud og/eller tilbud |
| Evaluering af tilbud | Dokumenterer hvordan tilbudsgiverne imødekommer evalueringskriterierne |
| Tildeling, indstilling & beslutningsoplæg | Beslutningstagere og interessenter skal opleve at være med i processen og inddrages før, under og efter tildeling |
| GODE RÅD | |
|
|
DE GODE RÅD TIL DRIFTSFASEN
| PRODUKT | HVORDAN HJÆLPER DET DIG |
|---|---|
| Kontraktindgåelse | Underskrift af kontrakt efter afklaringer af evt. uklarheder og igangsættelse af samarbejdet |
| Implementering | Projektstyring, udvikling, test, integration og opsætning |
| Samarbejdsorganisation | Sikrer beslutningskompetence ved at benytte den aftalte samarbejdsorganisation mellem kunde og leverandør, som er formuleret i udbudsmaterialet, så den realiseres og fastholdes i de løbende beslutninger |
| Ændringshåndtering | Sikrer at kontrakten opdateres med ændringer løbende, så den er gældende og afspejler de faktiske forhold |
| GODE RÅD | |
|
|
