Du burde få dig en kravstrategi. Den kan hjælpe dig som projektleder og dit team med at bruge kræfterne rigtigt, når I skal kravspecificere og måske på markedet efter et nyt it-system eller skal have gang i et digitaliseringsprojekt, hvor systemudvikling er en del af aktiviteterne.
I denne guldkornsartikel kan du blive klogere på, hvem der har gavn af en kravstrategi. Vi giver dig viden om, hvorfor du skal overveje at udarbejde en og hvad en kravstrategi skal kunne for dig og dit projekt. Og endelig giver vi dig vores bud på, hvordan en kravstrategi ser ud med et forslag til en indholdsfortegnelse og indhold.
Hvad er en kravstrategi?
En kravstrategi er en fastholdelse og vedtagelse af de vilkår og rammesættende betingelser, som jeres kravspecificerende aktiviteter og produkter skal formes efter. Strategien skal hjælpe jer med at finde en god balance og et godt niveau for jeres kravstillelse. Den skal sikre, at I bruger jeres kræfter bedst muligt og at I i tide får afstemt de forskellige interessenter, der har krav i og til projektet, så I kan gå i markedet med det bedst mulige kravsmateriale.
Hvem har behov for en kravstrategi?
Det har den kravstillende part, der fx skal:
- Kravspecificere (doh!)
- Styre en kravspecificerende part. Fx et team af domæne- og forretningseksperter og måske eksterne ressourcer i form af rådgivere/konsulenter.
- Koordinere på tværs af flere aktiviteter eller projektspor, der hver især leverer krav til et samlende udbudsmateriale.
- Godkende eller kvittere for det kravspecificerende materiale. Typisk en styregruppe eller et executive board, der i sidste ende er ansvarlig for indhold og kvalitet.
I forhold til det sidste punkt er det Lakesides observation, at en kravstrategi ofte kan være et godt værktøj i de første faser af et projekt. Det en udbudsjurist måske vil kalde den, konciperende fase. Her bidrager kravstrategien til, at projektet får taget en tidlig dialog med projektets interne og nære interessenter (fx driften, jura- og indkøbsfunktionen, forretningsejer/product owner’en) om hvor “snittet skal lægges” for jeres krav, hvilke kravstyper I vil prioritere, hvor dybt kravstillelsen bør gå osv.
Det er også en observation, at selv om kravstrategien udvikles af projektet, så bør den godkendes og sanktioneres af fx en styregruppe eller et executive board (eller hvad beslutningstager-forummet lige hedder i den valgte projektmodel). Det kan fx ske ved, at I forelægger og drøfter udbuds- og kravstrategi med styregruppen, som formelt godkender det på linje med projektinitieringsdokument eller projektgrundlag og risikolog. Altså som et formelt, styrende dokument. Fidusen ved dette er, at kravstrategien bliver kendt og forankret sammen med projekt-initiativets øvrige, centrale og rammesættende dokumenter. Det giver projektet og styregruppen mulighed for at styre og vurdere, om projektet har den ønskede balance mellem kravstyper, kravstemaer og evalueringskriterier.
Hvad skal den kunne udvirke?
Udover at være faciliterende for den interne interessentkreds (se ovenfor), så er der en række konkrete ting, som den gode kravstrategi skal kunne. I tabellen nedenfor er vores bud på nogle mål for jeres kravstrategi.
Hvordan ser en kravstrategi ud?
Tja, et generelt signalement kan være svært at tegne. Det kan afhænge af den projektmodel, I benytter og hvilke erfaringer med kravstillelse, I har at trække på i projektet. Men her er vores anbefaling til de karakteristika, som den gode kravstrategi bør have:
- Så kort som mulig – mens den stadig forklarer, det der skal til (hold det på under 4 sider og gerne i nogle slides, så det er nemt at bruge formidlingsmæssigt).
- Brug lidt tid og plads på at begrunde strategien. Er der erfaringer/rammer for tid og økonomi/osv., der betinger særlige vilkår for kravstrategien? Forklar hvad konsekvensen vil være, hvis I ikke overholder kravstrategien. Fx at I måske løber en stor risiko, får en unødvendig omstændig kravsevaluering etc.
- Baser og illustrerer strategien på nogle principper, der forklarer hvorfor I fx ønsker en vis balance mellem forskellige kravstyper og måske ønsker at minimere antallet af mindstekrav.
Forslag til indhold for en kravstrategi
Illustration #1
Illustration #2
